Hoe waarborg je dat klant- en productdata consistent zijn tijdens het orderproces? Consistentie wordt bereikt door een 'Single Source of Truth' architectuur te hanteren, waarbij de Order Entry app real-time data ophaalt uit het ERP (voor klantcondities en voorraad) en het PIM (voor rijke productinformatie). Door het elimineren van lokale schaduwlijsten en het gebruik van gecentraliseerde stamdata, voorkom je dat sales met verouderde prijzen of foutieve productspecificaties werkt. Dit leidt tot een foutloos orderproces en een professionele klantbeleving.

Inconsistente data is een van de grootste irritatiefactoren in B2B-sales. Niets is zo onprofessioneel als een vertegenwoordiger die een product verkoopt onder een verouderde naam, of een prijs hanteert die in het systeem van de binnendienst al lang is gewijzigd. Wanneer klantgegevens en productinformatie versnipperd zijn over verschillende lijstjes en systemen, ontstaan er vroeg of laat kostbare fouten.

In dit artikel bespreken we hoe je zorgt voor een feilloze synchronisatie, zodat je team altijd vanuit de meest actuele waarheid werkt.

1. De gevaren van 'Schaduwdata'

Veel verkopers creëren hun eigen waarheid door prijslijsten te downloaden naar PDF of Excel, of door klantgegevens op te slaan in hun telefoon. Dit noemen we schaduwdata. Het probleem is dat deze informatie statisch is. Zodra er in het hoofdkantoor een wijziging wordt doorgevoerd, is de informatie van de verkoper verouderd. Consistentie begint bij het verbieden van lokale kopieën en het bieden van een app die altijd live verbonden is met de centrale database.

"Verkopers houden van Excel omdat het ze een gevoel van controle geeft, maar die controle is schijn als de data niet klopt. De echte winst zit in een systeem dat het denkwerk overneemt, zodat de verkoper zich weer volledig op de klant en de deal aan tafel kan focussen."

Wesley Regtuit, Business Line Manager bij PLGGR

2. Productdata: De synergie tussen PIM en Order Entry

Voor consistente productdata moet de Order Entry app direct putten uit het PIM-systeem.

Commerciële consistentie: De omschrijving, afbeeldingen en technische specs die de klant in de app ziet, moeten exact overeenkomen met wat er op de webshop staat.

Geen 'vrije tekst' invoer: Voorkom dat verkopers zelf productnamen gaan typen. Door te werken met vaste SKU-koppelingen vanuit de centrale bron, blijft de data in de gehele keten zuiver.

3. Klantdata: Condities en kredietwaardigheid

Bij klantdata gaat consistentie verder dan alleen het juiste adres. Het gaat om de live-status van de klantrelatie:

Real-time prijsafspraken: Als de binnendienst een nieuwe kortingsgroep toekent in het ERP, moet de verkoper dit een seconde later in de app zien.

Kredietlimieten: Een consistente datastroom zorgt ervoor dat een verkoper niet probeert te verkopen aan een klant die een leveringsstop heeft vanwege openstaande facturen.

4. Validatie en Centrale Regie

Consistentie behoud je door de invoer in de app te beperken tot de opties die in je hoofdsystemen (ERP/PIM) bekend zijn. Dit dwingt af dat sales geen "fantasie-orders" kan inschieten. Wanneer data aan de bron wordt gevalideerd tegen de stamdata, stroomt de order zonder handmatige tussenkomst door naar facturatie.

Conclusie: Eenheid van informatie geeft rust

Consistentie in data zorgt voor rust in de gehele organisatie. Je sales-team straalt autoriteit uit omdat ze altijd de juiste informatie hebben, en je binnendienst hoeft geen data-reparaties meer uit te voeren. Het resultaat is een snellere doorlooptijd en een hogere klanttevredenheid.

Klaar om consistente data door je hele orderproces te garanderen? Vraag hier een demo aan