De grootste angst van elke IT-manager of financieel directeur bij het aanschaffen van nieuwe software is de term "maatwerk". Maatwerk is duur, traag en maakt toekomstige updates aan je systeem ingewikkeld. Maar in de B2B-verkoop zijn afspraken en uitzonderingen de standaard. Hoe zorg je er dan voor dat je deze 'specials' kunt vastleggen in je Order Entry proces zonder in de maatwerk-valstrik te trappen?
Het antwoord ligt in slimme configuratie. In plaats van de broncode van je software aan te passen, gebruik je flexibele velden en logische regels die meebewegen met de realiteit van de verkoop.
In het kort: Configureer, programmeer niet
Vrije Velden (Custom Fields): Gebruik velden die je zelf kunt aanmaken voor specifieke leveringsinstructies of projectcodes.
Mapping van condities: Koppel de uitzonderingslogica uit je ERP direct aan de invoervelden in de app.
Opmerkingen-flow: Zorg dat tekstuele afspraken direct zichtbaar zijn voor de binnendienst op de pakbon of factuur.
Standaard Integraties: Gebruik een platform dat out-of-the-box communiceert met je ERP-logica voor prijzen en kortingen.
De kracht van flexibele velden
In veel traditionele systemen is een orderformulier statisch. Als je dan een "projectcode" of "speciale verpakkingsinstructie" wilt toevoegen, moet er een developer aan te pas komen. Bij een modern Order Entry systeem werk je met configureerbare velden. Je voegt simpelweg een veld toe, geeft aan of het verplicht is en bepaalt waar deze informatie in het ERP terecht moet komen. Geen code, wel resultaat.
Maatwerk is vaak een vlucht naar voren die je later inhaalt. Door te kiezen voor een systeem dat gebouwd is op configuratie, geef je sales de vrijheid die ze nodig hebben zonder de technische schuld van de organisatie te vergroten.
Wesley Regtuit, Business Line Manager bij PLGGR
Uitzonderingen als onderdeel van de standaard
Een goede Order Entry app begrijpt dat een "afwijkende afspraak" een standaard onderdeel is van B2B-sales. In plaats van maatwerk te bouwen voor elke unieke korting, maken we gebruik van de prijslogica die al in je ERP zit. De app fungeert als een slimme doorgeefluik:
Gekoppelde prijsmatrix: De app herkent direct als er een speciale afspraak in het ERP staat voor die specifieke klant-artikel combinatie.
Handmatige overrides binnen marges: Je stelt eenmalig de marges in (configuratie), waarna sales binnen die kaders kan afwijken zonder dat de software aangepast hoeft te worden.
Waarom configuratie de toekomst is
Door te kiezen voor configuratie boven maatwerk, blijft je Order Entry systeem wendbaar. Als je volgend jaar je proces wilt veranderen of een nieuwe entiteit toevoegt, pas je simpelweg de instellingen aan. Je bent niet afhankelijk van een externe partij voor elke kleine wijziging, en je systeem blijft altijd update-proof.
Conclusie: Maak van je uitzondering de regel
Speciale afspraken horen bij de groothandel. Door je Order Entry proces in te richten op basis van flexibele configuratie, geef je je salesteam de tools die ze nodig hebben zonder de technische schulden van maatwerk op te bouwen. Je blijft schaalbaar, snel en bovenal: 'future-proof'.
Wil jij weten hoe je complexe B2B-afspraken digitaliseert zonder duur maatwerk? Ontdek de kracht van de configuratie-engine van PLGGR. Boek een demo-call van 20 minuten en we laten je zien hoe wij jouw meest complexe uitzonderingen vangen in een standaard, flexibele oplossing.
