In de ideale wereld van een IT-manager loopt elke order volgens de standaard prijslijst uit het ERP. De praktijk van een groothandel is echter weerbarstiger. Een vertegenwoordiger zit aan tafel bij een trouwe klant en wil ter plekke een scherpe deal maken om een concurrent buiten de deur te houden, of er wordt een eenmalige projectprijs afgesproken.

Het gevaar bij digitalisering is dat het proces zo "dichtgetimmerd" wordt dat deze commerciële slagkracht verloren gaat. In deze blog leggen we uit hoe je uitzonderingen beheert zonder de controle over je marges te verliezen.

In het kort: Flexibiliteit binnen kaders

Geautoriseerde afwijkingen: Geef sales de mogelijkheid om prijzen handmatig aan te passen, mits binnen vooraf gedefinieerde marges.

Projectprijzen: Koppel specifieke afspraken aan een tijdelijke periode of een specifiek projectnummer in de app.

Goedkeuringsflows: Zorg dat extreme afwijkingen automatisch ter goedkeuring worden voorgelegd aan een manager.

Transparantie: Leg de reden van de uitzondering direct vast bij de orderinvoer voor de binnendienst en facturatie.

De balans tussen vrijheid en controle

Standaardisatie en flexibiliteit hoeven elkaar niet uit te sluiten. Het geheim zit in 'gecontroleerde vrijheid'. In een moderne Order Entry app zoals PLGGR kun je instellen dat een verkoper bijvoorbeeld tot 5% mag afwijken van de standaard nettoprijs zonder dat daar extra toestemming voor nodig is. Gaat de korting dieper? Dan blokkeert de order niet, maar gaat deze direct naar een 'approval flow'.

Een systeem moet de commerciële scherpte van een verkoper ondersteunen, niet in de weg zitten. Door uitzonderingen binnen duidelijke kaders te digitaliseren, behoud je de flexibiliteit aan tafel terwijl de binnendienst achteraf niet voor verrassingen komt te staan.

Wesley Regtuit, Business Line Manager bij PLGGR

Vastleggen van 'Offline' afspraken

Uitzonderingen ontstaan vaak in de hitte van het gesprek. "Als je vandaag 10 pallets bestelt, krijg je ze voor deze prijs." Een goede tool staat toe dat deze afspraak direct wordt vastgelegd. Door de reden van de afwijking (bijv. "Concurrentie-match" of "Projectkorting") als verplicht veld in te stellen, behoudt de directie achteraf het inzicht in waarom marges onder druk staan.

Geen verrassingen voor de binnendienst

Het grootste probleem met uitzonderingen is meestal de overdracht. Als een afwijkende prijs niet goed wordt gecommuniceerd, moet de binnendienst dit achteraf handmatig corrigeren of, erger nog, moet er gecrediteerd worden na de facturatie. Door uitzonderingen direct bij de bron (in de app) te valideren tegen de ERP-logica, stroomt de order inclusief de juiste uitzondering direct door naar de administratie.

Conclusie: Flexibiliteit is een keuze

Een goed Order Entry proces ondersteunt de verkoper in zijn commerciële instinct. Door uitzonderingen en speciale afspraken integraal onderdeel te maken van je digitale workflow, voorkom je fouten en discussies, terwijl je de vaart in het verkoopproces houdt.

Wil jij weten hoe je commerciële vrijheid combineert met administratieve rust? Ontdek hoe PLGGR omgaat met complexe prijsafspraken en uitzonderingen zonder dat er maatwerk aan te pas komt. Boek een demo-call van 20 minuten en we laten je de 'flexibele kaders' van onze software zien.