In een dynamische verkoopomgeving wil je je salesteam zoveel mogelijk vrijheid geven om deals te sluiten. Tegelijkertijd moet je als organisatie de grip op je marges en kredietrisico’s behouden. Een te star systeem vertraagt de verkoop, maar een te vrij systeem brengt risico's met zich mee. Het antwoord op dit dilemma zijn digitale goedkeuringsflows (approval flows).
Door slimme drempels in te bouwen in je Order Entry proces, zorg je dat 90% van de orders direct doorstroomt naar het ERP, terwijl de kritieke 10% eerst door een manager wordt beoordeeld.
In het kort: Controle zonder vertraging
Margedrempels: Stel in wanneer een handmatige prijsaanpassing een goedkeuring triggert.
Kredietlimieten: Blokkeer orders van klanten met een betalingsachterstand automatisch voor review.
Real-time Notificaties: Managers krijgen direct een seintje op hun smartphone om een order te accorderen.
Audit Trail: Leg precies vast wie, wanneer en waarom een uitzondering heeft goedgekeurd.
Waarom goedkeuringsflows essentieel zijn
Zonder een geautomatiseerde flow rust de verantwoordelijkheid voor het controleren van uitzonderingen volledig op de binnendienst. Zij moeten handmatig checken of een korting wel mag, of een klant nog wel kredietwaardig is, en vervolgens intern gaan bellen voor akkoord. Dit proces duurt uren, soms dagen. Een digitale flow automatiseert dit: de order wordt geparkeerd en de juiste persoon krijgt direct een verzoek om actie te ondernemen.
"Goedkeuringsflows moeten niet worden gezien als een motie van wantrouwen, maar als een digitaal veiligheidsnet. Het stelt het salesteam in staat om scherp te onderhandelen, terwijl de organisatie de zekerheid heeft dat elke uitzondering weloverwogen is."
Wesley Regtuit, Business Line Manager bij PLGGR
De 3 meest gebruikte flows in B2B
In een modern Order Entry systeem zoals PLGGR kun je verschillende flows configureren:
De Marge-flow: Als een vertegenwoordiger een korting geeft die onder de minimale marge van de productgroep komt, gaat de order naar de Sales Manager.
De Krediet-flow: Heeft een klant openstaande facturen boven een bepaald bedrag? Dan wordt de order geblokkeerd voor de financiële afdeling, ongeacht wie de order invoert.
De Assortiment-flow: Bij producten die schaars zijn of een specifieke toewijzing vereisen (allocation), kan een flow ervoor zorgen dat de voorraad eerlijk verdeeld wordt.
Snelheid behouden met mobiele approvals
De grootste angst bij goedkeuringsflows is dat de order "blijft hangen". Daarom is mobiele integratie cruciaal. Een manager die onderweg is, moet met één druk op de knop een order kunnen goedkeuren of afwijzen (inclusief motivatie). Hierdoor merkt de klant niets van het interne proces en kan de logistiek direct aan de slag.
Conclusie: Vertrouwen is goed, controle is beter
Goedkeuringsflows in Order Entry zijn niet bedoeld om sales te pesten, maar om de organisatie te beschermen. Het geeft het management de rust dat er nooit een verlieslatende order doorheen glipt, terwijl het salesteam de tools heeft om binnen gezonde kaders te onderhandelen.
Wil jij ook de controle terug over je order-uitzonderingen? Ontdek hoe onze configureerbare approval flows jouw organisatie beschermen zonder je sales-proces te vertragen. Boek een demo-call van 20 minuten en we laten je zien hoe we deze flows voor jouw team inrichten.
